一、传真机接收文件的方式有：自动接收，人工接收。
1、自动接收
自动收传真是传真常用功能，一般有个专门切换按钮（传统传真机）或设置（一体机或软件），选择后对方拨打传真机号码即可听到传真应答声，之后对方按传真开始键即可传真，而我方自动接收打印出稿件。自动发一般是一体机或软件才能实现按时自动发送稿件到对方传真号码，此时对方也要开启自动接收。
2、人工接收
听到电话铃后，拿起听筒接通电话手动按传真开始键，对方就能获得传真应答声，之后如自动接收流程一样。人工发传真时先把稿纸按放到位（传统传真机是稿件字向下放置会自动吸附一半到机器里，正确时有提示音和提示文字），拨打对方传真机号码，听到传真应答声或让对方手动给信号后，即可按开始传真键，等待稿件自动排出，屏幕提示完成。
二、传真机的使用方法：
1、发送传真是把传真的文件放到传真机进纸处。
2、拔打对方传真机号码，等待对方接通。
3、让对方给你接收信号，之后确认就可以了。
4、接收传真是听到传真，拿起话筒，然后按下确认键接收即可。
5、一般传真速度不是很快，耐心的等待一下。等传真机将传真内容吐出来传真就发送完毕了。
三、使用打印机注意事项：
1、传真机安装位置十分重要，应避免受到阳光直射和热辐射，勿将机器置于潮湿、灰尘多的环境，环境温度应保持在5-35，相对湿度在25%-85%范围内。
2、不要把传真机安装在有震动和不稳固的地方以及冷、暖机附近。
3、使用单独的电源插座，尽量不与噪声大的机器例如空调、打字机等易产生噪声的机器共用一个插座，以免干扰传真机接收和发送信件的质量。
4、传送和复印文件前，必须将附于文件上的回型针和钉书钉等坚硬物除去。
5、切勿发送和复印过厚的文件以及被弄湿的文件。
6、为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机宜暂停使用，并且拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
7、要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电路及器件。
8、经常使用柔软的干布清洁机器，保持传真机的清洁，特别是扫描部分如CCD或CIS以及感热记录头（TPH），只能用干净的布或镜头纸清洁，切忌直接用手或不洁布、纸去擦除。
